Więcej zleceń niż zwykle, kiedy firmie przydaje się dodatkowy samochód dostawczy?

Większa liczba zamówień, dodatkowy kontrakt albo chwilowy brak własnego pojazdu mogą szybko zwiększyć zapotrzebowanie firmy na transport. Wynajem samochodu dostawczego pozwala zwiększyć możliwości przewozowe na konkretny okres, bez konieczności podejmowania od razu decyzji o zakupie kolejnego auta.

Najważniejsze informacje

• Kiedy firmie może zabraknąć własnego transportu.
• Jak wynajem pomaga przy większej liczbie zleceń.
• Jak dobrać dostawczaka do rodzaju pracy.
• Na jaki okres wynająć dodatkowy pojazd.
• Co ustalić przed rezerwacją.

Większa liczba zleceń nie zawsze oznacza potrzebę zakupu kolejnego auta

Zapotrzebowanie firmy na transport rzadko wygląda identycznie przez cały rok. W jednym okresie własny samochód dostawczy może w zupełności wystarczać, a kilka tygodni później pojawia się większy klient, dodatkowe zlecenia albo kilka realizacji przypadających na te same dni. Wtedy problemem nie musi być brak pracowników czy materiałów, ale właśnie brak pojazdu, którym można sprawnie obsłużyć dodatkową pracę. Wynajem samochodu dostawczego pozwala zwiększyć możliwości firmy wtedy, kiedy rzeczywiście jest to potrzebne, zamiast organizować wszystkie kursy wokół jednego dostępnego auta.

Zakup kolejnego samochodu jest znacznie większą decyzją. Ma sens przede wszystkim wtedy, gdy firma wie, że dodatkowy pojazd będzie regularnie wykorzystywany przez długi czas. Jeśli większa liczba realizacji ma charakter sezonowy albo wynika z pojedynczego kontraktu, trudno od razu przewidzieć, czy zwiększone zapotrzebowanie utrzyma się również za kilka miesięcy. Wynajem daje możliwość obsłużenia bieżącej pracy bez podejmowania decyzji na podstawie chwilowego wzrostu liczby zamówień.

W praktyce dodatkowe auto można potraktować po prostu jako kolejne narzędzie potrzebne do realizacji konkretnego zadania. Jeżeli firma przez dwa tygodnie potrzebuje dwóch samochodów zamiast jednego, nie oznacza to automatycznie, że powinna posiadać dwa samochody przez cały rok. Tymczasowy wynajem pozwala najpierw zrealizować większą liczbę zleceń, a później ocenić, czy dodatkowy pojazd faktycznie staje się stałym elementem działalności.

Sezon, większy kontrakt albo kilka realizacji w jednym terminie

W części branż okresowe zwiększenie liczby zleceń można przewidzieć z dużym wyprzedzeniem. Firma wie, że w określonych miesiącach będzie realizować więcej dostaw, montaży, przeprowadzek albo innych prac wymagających transportu. W takim przypadku sezonowy wynajem dostawczaka można zaplanować razem z harmonogramem zleceń. Dodatkowy samochód pojawia się w firmie na czas większego obciążenia i nie trzeba utrzymywać go w okresach, kiedy własna flota ponownie wystarcza.

Inaczej wygląda sytuacja przy pojedynczym dużym kontrakcie. Zlecenie może wymagać codziennych dostaw materiału, przewożenia wyposażenia albo wysłania dodatkowej ekipy w teren. Jeżeli jeden samochód zaczyna wykonywać kilka kursów tylko dlatego, że nie ma drugiego pojazdu, część dnia pracowników może być tracona na samą logistykę. Dodatkowy dostawczak pozwala rozdzielić zadania i prowadzić kilka realizacji równolegle, zamiast ustawiać cały plan dnia według tego, kiedy wróci jedyne dostępne auto.

Czasami wzrost zapotrzebowania na transport nie wynika nawet z większej liczby klientów. Zmienić może się rodzaj wykonywanych prac. Firma zaczyna realizować zlecenia wymagające przewozu większych elementów, pracuje jednocześnie w kilku lokalizacjach albo potrzebuje oddzielnego samochodu dla dodatkowej ekipy. Dlatego przed podjęciem decyzji warto patrzeć nie tylko na liczbę zleceń, ale również na to, ile niezależnych przejazdów trzeba wykonywać w ciągu dnia.

Awaria własnego dostawczaka nie powinna zatrzymywać pracy firmy

Osobną sytuacją jest awaria albo zaplanowany serwis samochodu firmowego. Jeżeli pojazd odpowiada za przewóz materiałów, sprzętu lub towaru, nawet kilka dni bez niego może znacząco utrudnić realizowanie zleceń. Warsztat nie zawsze jest w stanie od razu określić dokładny termin zakończenia naprawy, szczególnie gdy trzeba zamówić części albo podczas diagnostyki wychodzą dodatkowe usterki. W takim momencie ciągłość transportu może mieć dla firmy większe znaczenie niż oczekiwanie na własny samochód.

Wynajęcie pojazdu na czas naprawy pozwala zachować dotychczasową organizację pracy. Pracownicy nadal mogą wykonywać zaplanowane przejazdy, dostarczać materiały i obsługiwać klientów bez codziennego szukania innego sposobu transportu. Firma nie musi też przekładać realizacji wyłącznie dlatego, że samochód pozostaje kilka dni dłużej w warsztacie.

W takim przypadku okres wynajmu może być stosunkowo krótki, ale warto od początku poinformować wypożyczalnię, że termin zakończenia naprawy nie jest całkowicie pewny. Ułatwia to dobranie rozwiązania do rzeczywistej sytuacji. Dla przedsiębiorcy najważniejsze jest wtedy szybkie odzyskanie możliwości wykonywania pracy, a nie szukanie samochodu identycznego z tym, który akurat znajduje się w serwisie.

Samochód dostawczy powinien pasować do rodzaju wykonywanej pracy

Przy wyborze dostawczaka nie warto kierować się wyłącznie zasadą, że większy samochód zawsze będzie lepszy. Znaczenie ma rodzaj przewożonych rzeczy, ich ilość, sposób załadunku, długość tras oraz miejsca, w których pojazd będzie wykorzystywany. Duża przestrzeń ładunkowa może być bardzo pomocna przy przewozie większej ilości materiału, ale samochód używany głównie w mieście powinien również pozwalać na sprawne manewrowanie i parkowanie. Dobór dostawczaka powinien więc zaczynać się od typowego dnia pracy, a nie od samego wyglądu czy wielkości pojazdu.

W naszej ofercie znajdują się różne pojazdy przeznaczone do transportu. Jednym z nich jest IVECO Daily z zabudową plandekową, które może sprawdzić się przy pracach wymagających większej przestrzeni na przewożone rzeczy. Nie w każdym przypadku potrzebny będzie jednak właśnie taki typ samochodu. Przy mniejszym ładunku i częstych przejazdach miejskich bardziej praktyczne może okazać się inne rozwiązanie. Dlatego podczas rezerwacji najlepiej powiedzieć nam, co będzie przewożone i w jaki sposób samochód będzie wykorzystywany.

Warto również oszacować, czy całość ładunku powinna zmieścić się podczas jednego przejazdu. Kilka dodatkowych kursów oznacza paliwo, czas kierowcy oraz późniejsze zakończenie pracy, więc czasami nieco większy samochód pozwala realnie usprawnić realizację zlecenia. Z drugiej strony przewymiarowanie pojazdu również nie zawsze ma sens. Więcej o ocenie potrzebnej przestrzeni i praktycznym wyborze auta opisaliśmy w poradniku dotyczącym tego, jak wygląda dobór samochodu dostawczego do większego transportu.

Na kilka dni, kilka tygodni czy na cały okres większego obciążenia?

Okres wynajmu najlepiej dopasować do przyczyny, dla której potrzebny jest dodatkowy pojazd. Przy jednorazowym większym zleceniu samochód może być potrzebny tylko przez kilka dni. Przy sezonowym wzroście zamówień bardziej praktyczny może być wynajem obejmujący kilka tygodni, ponieważ auto pozostaje wtedy dostępne również pomiędzy kolejnymi realizacjami. Jeżeli powodem jest awaria własnego dostawczaka, termin będzie zależał przede wszystkim od przewidywanego czasu naprawy. Czas wynajmu powinien więc wynikać z harmonogramu firmy, a nie z jednego uniwersalnego schematu.

Warto spojrzeć nie tylko na najbliższe zlecenie, ale również na kolejne dni. Jeżeli po zakończeniu jednej większej realizacji firma od razu zaczyna następną, zwracanie samochodu na krótki okres i ponowne organizowanie wynajmu może niepotrzebnie komplikować pracę. Z drugiej strony nie ma sensu rezerwować pojazdu na długo wyłącznie na wszelki wypadek. Im dokładniej firma zna swój harmonogram, tym łatwiej określić okres, w którym dodatkowe auto faktycznie będzie pracowało.

Dłuższe korzystanie z wynajętego samochodu może też dać przedsiębiorcy praktyczną odpowiedź na pytanie, czy własna flota rzeczywiście wymaga powiększenia. Jeśli dodatkowy pojazd przez kolejne miesiące jest stale wykorzystywany, może to oznaczać trwałą zmianę zapotrzebowania. Jeżeli natomiast jest potrzebny tylko przy pojedynczych szczytach pracy, elastyczny wynajem może nadal lepiej pasować do sposobu działania firmy.

Co dobrze ustalić przed rezerwacją samochodu dla firmy?

Przed kontaktem z wypożyczalnią warto zebrać kilka podstawowych informacji. Najważniejszy jest termin, orientacyjny okres wynajmu oraz sposób wykorzystania samochodu. Przy pojeździe dostawczym dobrze wiedzieć, jaki rodzaj ładunku będzie przewożony, czy są to lekkie paczki, wyposażenie, materiały budowlane czy większe elementy. Znaczenie ma również liczba kursów, długość tras i to, czy samochód będzie pracował przede wszystkim w mieście, czy na dalszych przejazdach. Te informacje pozwalają dobrać pojazd firmowy do realnego zadania zamiast wybierać go przypadkowo.

Warto również wcześniej ustalić miejsce odbioru. Perfekt Rent działa w kilku lokalizacjach, a wynajęte samochody możemy dowozić do klientów w promieniu do 50 km od naszych oddziałów. Dla firmy może to oznaczać mniej czasu poświęconego na organizację samego rozpoczęcia wynajmu. Zamiast wysyłać pracownika po samochód tylko po to, aby wrócił nim do miejsca pracy, można wcześniej sprawdzić możliwość podstawienia pojazdu pod ustalony adres.

Dodatkowy dostawczak może być sposobem na utrzymanie tempa pracy

W firmie samochód dostawczy często nie jest wyłącznie środkiem transportu, ale elementem całego procesu realizacji zlecenia. Jeżeli brakuje pojazdu, opóźnienia mogą pojawić się przy dostawach, pracy ekip i obsłudze kolejnych klientów. Wynajem daje możliwość szybkiego zwiększenia możliwości transportowych w okresie większej liczby zleceń, przy dodatkowym kontrakcie, sezonowym obciążeniu albo awarii własnego auta. Zamiast dopasowywać liczbę realizacji do dostępnego samochodu, firma może dopasować transport do rzeczywistej ilości pracy. W Perfekt Rent przy wyborze pojazdu warto od razu powiedzieć nam, do czego będzie wykorzystywany i na jaki okres jest potrzebny. Dzięki temu dodatkowy samochód staje się konkretnym wsparciem w pracy firmy, a nie tylko kolejnym autem stojącym na parkingu.